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懂八大原则,让职场路顺遂

文章发布时间:2015/5/26 13:08:07



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懂八大原则,职场路顺遂

工作态度改变,所处的环境也会跟着改变。从今天起改变职场新鲜人与资深老鸟,一生受用不尽的五十项方针!

 

 职场要顺遂,有些原则一定要注意,「入社第1年的50堂课」提出50项方针。从今天开始,不管是职场新鲜人与资深工作者,一生都受用无穷。

1. 迟到是大忌

刮台风、下大雪、车辆故障、人为事故、有人闯进铁轨。踏入社会过着每天通勤的日子时,总会遇到上述的理由导致班车延误。于是,车厢内和月台上,便出现大批人们一只手拿着手机,紧急连络公司自己将会迟到。

姑且不论大规模的意外灾害,为避免碰上班次误点的情形,身为新人的你,既然是搭这条路线通勤,是否该考虑比平常时间更早出门呢?这样一来,不就会给上司和前辈留下好印象吗?「今年的新人当中,这家伙还真是守时啊!」

职场的第一年里,不论发生任何事,绝对不可以迟到。也请务必留心,尽量不要请假缺席。不过,再怎么提早出发,还是有可能遇上班车误点或是家人发生意外的状况吧?除了不得已的情况之外,请提早出门,便能有充裕时间应付各种突发状况。

万不得已迟到时,请务必打电话报备。若是只用手机传简讯通知,对社会新鲜人来说,不是十分恰当的连络方式。

睡过头更是荒谬可笑。即使前晚接受上司邀约去喝酒,隔天借口宿醉爬不起来,这实在令人嗤之以鼻。要是上司依旧若无其事地上班,情何以堪?

面对刚从学校毕业的新鲜人以及刚转业第一年的职员,公司一开始所考量的,并不是他们究竟有多优秀。而是:「他到底能不能做好社会人的本分?」

请提高警觉,随时都有人在评估自己,好的开始是最重要的。由于新人时代的印象会左右往后的资历,因此请三思而后行。

不要做些不好的、特立独行的事,让人以为你是不能做好分内事的人。例如常常迟到的新人、老是请假的新人。一旦被贴上了这些负面的标签,往后也很难抹掉它,或是用正面形象加以扭转。

不论你多么优秀、能力再强,如果得不到机会发挥长才,也就无法获得应有的评价。在上司及前辈面前显示你的工作能力之前,如果先在他们心中留下了散漫的印象,便很难赢得周遭人们的信赖。

上司不会把工作交给一个散漫的新人,而是转交给其他人来做。有时会因为一次迟到而错失良机,甚至剥夺你一展长才的机会。

受到上司或公司同事的邀约,喝得比平常还要醉醺醺的时候,次日一大早,更要好好冲个热水澡,比往常更精神抖擞地前去上班。

当前辈顶着一头乱发、穿着皱巴巴的衣服来上班时,仪容整洁的你,肯定会获得极高评价吧〈尽管到了下午某个时段会有些精神不济〉。

2. 要在24小时以内回覆电子邮件

迟迟不回覆邮件的人,往往会听到他们挂在嘴边的惯用借口:「我有点忙,现在马上回覆!」我能理解他们的心情。有时候当工作堆积如山,我也会想要说这句话。

不过,请好好想一想,写一封回函,究竟要花几分钟?不妨换个想法,愈快回覆邮件,别人对你的评价也会提高两成。请站在收信者的立场想一想,愈快收到对方的回覆,你对他的印象是不是也会加分?

工作到中途时,可以先向上级报告:「我会在明天之前回覆。」「我还没回覆。」或是「等一下回覆。」自行设下期限并且按部就班前进,工作效率才会提升。基于这一点,我认为尽早回覆邮件是最理想的方式。

关于邮件的另一个重点,在于内容是否简洁有条理。

最近常常有陌生人要求与我会面,还有各类团体的活动邀约。尽管我也收到了相关的邮件,但是很遗憾地,其中大多数的邮件,我读到一半,仍不晓得对方到底要求我做什么。

继续看下去,总算在邮件最后的最后,看到了「关于这个部分,盼能得到您的同意,敬请在附件上签名」,当下让我觉得:「干嘛不早说啊!」

我很怕看冗长的邮件,更不用说要看到最后一段才知道结论是什么。各位读者的上司们都是公务繁忙,应该和我有同样的想法。如果邮件可能会写得很长,请务必在开头简单扼要地说明重要事项,以及希望对方怎么做。

在请求他人时,总会有所顾忌而难以启齿。也因此,往往拖到最后才会出现结论,这点我也不是不了解。关于这个问题,以下的写法是不是会比较好?

「因有事与您面谈,故冒昧来信洽询。如有冒犯敬请见谅。如有余暇,恳请详阅下述内容,倍感万幸。」

和上司商量工作上的烦恼时也是如此。要是在邮件里又臭又长的列了一大堆项目,上司根本连看都不想看。

「目前困扰的事项有三点,盼能征求您宝贵的建议,如果有时间,以下内容请您过目。若能与您面谈三十分钟左右,实属万幸。还请多多指教。岩濑敬上」

如上所述,一开始即说明来意,之后再写下具体内容,就是一封简洁易懂的邮件了。写一封一目了然的邮件,其实也是体贴对方的方式。

3. 了解「为了什么而做」,视野随即改变

「能不能做一份人寿保险业界市场规模变迁的简单报告?范围定在这二十年来就好。」当上司交代你做这样的工作时,有件事必须在一开始就问清楚。

「请问什么时候要呢?」

在建立工作的优先级之前,最重要的就是截止日期。要是耽误了截止日期,就算成果再好,也无济于事。

如果客户三十分钟后就要来访,在准备资料时,就应该把焦点放在重要事项上制作一份报告给他看。上级若是希望下周之前送交资料,你也可以附加一些相关报导上去。根据截止期限的长短,工作方式也有所不同。

除此之外,还有一项必须掌握的要素。

「请问是要做什么用的?」

对于你的提问,上司会回覆更详细的要求。「要在研讨会上发表的。我想了解在日本整体经济景气恶化的情况下,大众对人寿保险的需求会产生什么样的变化。」有了明确目标之后,就可以把同一时期的GDP〈国民生产毛额〉变迁,以及跟其他业界市场规模的比较分析一起提出来。

「是想让外国客户看一下日本寿险市场的变迁。」在这情况下,如果可以附上美国或英国等地的市场规模变迁,将会是更贴心的做法。

即使受托去影印资料,也不可以轻蔑地认为那是枯燥乏味的工作。请想一想,这是上司自己要用来备份保存的吗?是要发给客户的吗?还是公司要建档做数据库的?因应各种目的,影印方式也不一样。更进一步说,有时因目的不同,工作的优先级也跟着改变。

上司要求的事项,就是从整个企划中撷取出的一部分。一般来说,上司并不会提出琐碎的要求,不过,再怎么单调乏味的工作,背后一定有它的理由,都是循着远大目标而运作的。

这样一来,了解到每一项工作的目标在那之后,无聊乏味的工作立刻变得有意义了。也会提升不少工作的动机吧?

对上司来说,他会乐见职员做超出指定范围以外的事。设想周到地办好上司没有交代到的事项的部属,就是上司眼中处事伶俐的人才。假使附加情报的内容并不如预期,只要你的工作态度获得肯定,上司一定会再派工作给你。

如果你是上司,在要求部属影印资料时,你觉得那一种说法,会让职员愿意把工作做得更好呢?

「把这个印五份!」

「这是要在董事会上跟独立董事说明的企划案内容,请帮我影印五份。」

要给独立董事看的,再加一些其他资料吧。大多数是上年纪的人,影印时字体放大一些吧。不要用再生纸,用品质好一点的纸张吧。之所以会衍生这么多想法,显而易见的,因为后者的要求事项有说明背后的理由。

一般而言,在说明事情的时候,先确定对象是朋友?父母?奶奶?或是小孩。即使内容一样,因对象不同,使用的文字或资料也各异。是公司外部的人?还是公司内部的人?如果是公司内部的,又是什么职务的人?有什么样的前提条件?对方是有专业知识的人吗?若是能多了解一些,才能增添适当的附加价值。

有一点必须要注意,不要突然问上司:「是要做什么用的?」先回答:「我知道了。」之后再来询问:「请问这是要做什么用的?」视个人情况不同,也许有人会因此误会你的工作态度是「消极的」。

有时候即使慎重询问了,有些上司仍只回答:「反正照做就对了。」像这种情形,你应该试着反驳看看。

「我会照做,可是我觉得问清楚一点,工作的成果会更好,可以的话,请告诉我这是要做什么用的。」

如果这样还是不肯告诉你,也不必再紧紧追问。不过,请各位先要有个观念,自己是有询问的权利。单调乏味的工作,更要弄清楚它的意义在那里,只要明白了它背后的远大目标,就能把工作做得更好。

4. 单调的工作更需要「有程序」、「像游戏」

如前所述,要是能了解「为了什么而做」的目标在那里,单调的工作也能变得有趣。方法并不仅止于此,「程序化」也是其中之一。

「把这资料输入Excel!」上司指着厚厚一大叠资料说道。于是你撷取出需要的资料,输入Excel的计算表里。过程中必须要仔细确认资料的内容,再把所需的数字挑出来,正确无误地输入。

如果只把它当做打字工作而埋头苦干,那只会是一项痛苦又麻烦的苦差事。像这种情形,要不要试着想像一下资料输入完成后的使用途径呢?

首先仔细瞧瞧资料内容。慢慢观察它,究竟要输入那些资料?是要做成圆形图?直条图?还是折线图?是不是也会和其他业界或竞争对手进行数据的比较分析?一边思索一边输入,单调乏味的打字工作也能呈现出不同的面貌。

此外,顺着数字一笔一笔输入时,数字会因时序而产生什么样的变化?规则的还是不规则的?将每个栏位里的数字并列观察,有时候也会掌握到某种趋向或整体形势。

如果觉得这是一项工程浩大又单调无聊的工作,请想出一套更有效率的作业模式,让下一个人更容易接手。输入之前,请先用麦克笔把数字标记起来。再准备好预先输入单位、品目等资料栏位的版型。诸如此类,应该多少会有一些点子。

在投入工作之余,若是能想办法改善枯燥、乏味的工作,单纯的工作也会显现出不一样的感觉。有没有其他方法呢?真的有必要做这项作业吗?改善这项工作并将它程序化之后,或许也该想想这项工作是否有存在的必要。

对新进职员来说,旁人会一再指派他们进行单调乏味的工作。遇到这种情形,不妨把工作「游戏化」。

一开始花一个钟头输入的资料,可以试着想办法提高效率,让输入时间缩短五分钟。之后继续思考该如何改善,才能加快速度,再把时间缩短五分钟。

其实我并不排斥这种单调的工作,反而还乐在其中。以输入参议院选举时各都道府县的投票率为例。反正都要输入,所以首先要考虑的是如何把工作做得干净利落。

单纯输入投票率的数字实在很没意思,因此在专心输入资料时,可以试着依照年代顺序来比较。要是这样还是很无趣,也可以按照投票率高低顺序,制作能综观高龄化与投票率之间相互关系的资料。

不管是什么样的工作,负责处理的人一定都能找到属于他的附加价值。交件的时候如果能附带上司并没有交代的相关资料,这样的工作态度肯定会与其他人有极大差异。指派工作给你的上司,对你的观感也会因此改变。

「怎么做才能更加一目了然?」

「怎么做才会更有效率?」

总是自动自发地动脑筋、提案、实行,并且持续交出与其他人不一样的成果,下一项指派给你的工作,就不再是单调乏味的了。

5.「跟班」是机会的宝库

客户要在你公司的会客室里洽谈公事,而你并不是这位客户的接待专员,只是负责一般的事务工作。这时,上司下达了一道命令给你。「端茶去会客室给客人!」当你听到这指令,心中做何感想?「这又不是我的工作..。」

如果你觉得非常不满,请换个角度想想。端茶这个小动作,正是接触洽商环境的好机会。顺利的话,也许可以听到上司或前辈跟客户之间洽谈交涉的内容。

与客户的洽谈进展缓慢时,如果能在中途进会客室替换茶水,或许能够听到谈话渐入佳境的内容。端茶给客户时,不仅可以学习到进退得宜的一般礼仪常识,即使只听到一小部分谈话,也能从中学到业务往来的谈判技巧。

除此之外,我觉得「跟班」也是如此。一提到「跟班」,年轻的商务人士总会浮现出不好的印象,因此大多敬而远之吧。不过,跟班并不是那么惹人厌的事。

像部门经理、部门总经理、董事等等,都会前去拜访客户的高级主管。这时不妨毛遂自荐。

「若是方便的话,请带我一起去!」

对上司来说,即使有拜访客户的机会,也不会特地邀部属前往。当然,视面会性质不同,有时候上司会回答:「不太方便。下次有机会再说吧?」大致上,我想上司都会答应:「没关系,一起去吧!」

以下是我任职于瑞波伍控股公司时所发生的事。当时的执行长科林斯〈Timothy C. Collins〉,有机会和日产汽车的总裁卡洛斯.戈恩〈Carlos Ghosn〉会面。我觉得这是千载难逢的好机会,因此主动要求同行。执行长非常爽快的答应了,让我惊讶不已。至于戈恩先生那边的人顶多觉得「有随行人员一起来」而已。当我跟柜台说「和戈恩总裁有约」时,对方反问我:「是来采访吗?」大概是觉得这么年轻的访客,唯有媒体记者吧。

这已经是十多年前的事了,现在公开应该无妨。那次会面的重点,是在洽询日产汽车能否卖出旗下一间大规模的子公司。

有趣的是,我们进到会客室已经很长一段时间了,始终没有进入正题。而是在聊着:「夫人最近好吗?」「令郎最近在做什么?」当气氛和乐融融时,戈恩先生说了这番话。

「我儿子上次回来跟我说:『爸爸的公司不是第一吗?我朋友竟然跟我说,你爸爸的公司不是第一,TOYOTA才是!我真的很不甘心,爸爸,你一定要拿到第一!』真是败给他了,哈哈哈!」

这时科林斯先生也顺势提出了敏感的话题。

「我最近见过比尔.福特〈Bill Ford〉,他很希望你能来福特。卡洛斯,你愿意去一趟吗?」

在聊了一大段生活琐事之后,总算进入业务上的话题。

当两位高阶人士进到洽商阶段,便是实际体会学习的时候了。

知名的实业家在协商的时候,原来会说这些话啊?所谓的洽谈,原来是在这种情况下去架构、进行的啊!透过「跟班」,可以学到一流经营者的独到观点以及商务礼仪、应对进退等。

年轻的时候究竟能接触到多少这类场合?为了加快商务人士的成长速度,我觉得这些体验是极为重要的。

一流的实业家看到席间有年轻人,其实并不会太在意,这点是很令人出乎意料的。甚至其中大多数人会很亲切地跟年轻人攀谈。

「你进公司几年啦?现在负责那一方面?关于这件事,你的看法是什么?」诸如此类,常常会看见实业家们这样跟年轻人交谈。

这类经验不是公司外部才有。在公司内部,如果有机会去向董事说明大型企划案,也请务必提出同行。因为可以学习到董事以什么样的立场来评估一件企划案。

如果可以的话,不妨试着提出要求,让自己出席资深同事们才能参与的会议。由于会议中讨论的是评估经营方面等敏感问题,因此可能不便参与董事会等重要会议,不过即使被拒绝也没有任何损失。倒不如说,不必害怕被拒绝,而是要习惯被拒绝,因为你并没有损失。如果你不积极自荐,这种机会也不会上门。所以请务必把握机会。

6.「最后五分钟」决定工作的效率

「能不能麻烦一下?」当每天的工作持续进展,被上司叫去开会的机会也跟着增加。

有时候是与上司一对一开会,如果是企划团队的一员,就会和好几位前辈围着桌子开会吧?在公司内部开会时,上司和前辈或许会一派轻松的模样前来开会。但是身为新人的你,千万要注意,不要两手空空地去开会。

人一定有忘性。人的记忆更是暧昧模糊的。不会因为你是新人或是资深职员就会有所不同。只仰赖记性,肯定会有谬误和误判。因此开会时请自备便条纸或笔记本,好好写下来认为重要的事项。

以此为前提确实记好笔记,在开完会之后还必须做一件事。回到自己的办公桌时,要立刻按照笔记,整理好开会时决定的各个事项。再把整理好的清单呈给上司看,征询他的意见。

「刚才非常谢谢您。依照您的建议,接下来我会努力做好这三件事,方法是这样。如果有什么地方弄错了,请您告诉我。」

我方才说人的记忆是很暧昧的,因此向上司再次征询意见,并不是你的问题而已。对于在口头上给予建议的上司来说,事后的征询确认,也能帮助他避免交代不清的情形发生。

「不对不对,不是那样,我要的是这样。」

能够恰当理解上司的要求是最好的。不过,能在开完会之后请上司修正你的工作方向,我认为是十分接近完美的。不经确认,朝着错误的方向前进,过了一段时间才急急忙忙修正,即使调整过来,之前花的几个钟头时间也回不来了。

整理好决定事项,写下来,再次确认。不要吝于花五分钟时间,投资在工作的最后阶段,此举可以让你摆脱工作方向错误的风险。不仅如此,还能节省好几个钟头的时间,让工作更有效率。

7. 预习、正式上场、复习是3:3:3

前辈在百忙之中问了问题:「今天的会议要讨论什么?」不知道。虽然对前辈很抱歉,但是自己也不晓得,只能含糊不清地回答自己所想到的:「呃,应该是报告目前的工作进度,还有讨论未来的预定计划吧?」

以上对话是虚构的。不过,令人意外的是,事前没弄清楚讨论议题就去开会的情形还真的不少。进到会议室才听到讨论议题的相关说明,因此对于议题也很难有进一步的想法。甚至所有出席者都处在这种状态,所以整场会议就在暧昧不明的情况下进行讨论。最后得不出结论,会议时间便截止了。

更惨的是,会议一结束,所有人各自忙于手中的业务,早就把会议内容忘得一干二净。由于会议上并没有做出具体的结论和方向,换言之,这是想当然尔;因此大家也不会依据此次会议展开行动。

然后又到了下一次开会的时间。

「…今天的会议,要讨论什么?」

这样实在很浪费时间啊。

我所认为的会议规则是「3:3:3」。也就是时间分配上,预习〈准备〉占三、正式上场〈会议〉占三、复习〈意见反馈〉占三。简单来说,每一项的重要性都是等比例的。

上述的例子中,它的比例是「1:9:0」,又或者是「0:10:0」。

理想的会议情况,应该是在事前把大纲或资料发给所有人,让大家了解会议的主题。开会时,要让大家热烈讨论彼此深思过后的意见,并导出结论。如果在开会之前就得出了结论,便能在会议之中加以说明,并且定下具体的行动方案。

会议结束后,要确认清楚决定的事项。至于学到什么?达成什么共识?这些可以记在会议记录里。接着要尽快将这份记录和所有人分享,如此一来,下次开会就可以从上次讨论中达成的共识为出发点,着手下一步的行动。

虽然是以会议为例,但是我觉得这项规则适用于各种工作。为了让工作顺利进展,请趁着还年轻,好好学习如何规划预习、正式上场、复习的时间分配。

8. 提问时要出示笔记

当你埋首于交办的工作,有时候做到一半,发现有几个地方不懂。而前辈的办公桌就在隔壁,因此你可以很轻松随意地问前辈。「这个地方我不懂,请告诉我好吗?」这是司空见惯的场景。如果遇到脾气好的前辈,或许他会不以为意,非常仔细地教你。

不过,对上司和前辈来说,这种问法是非常不好的例子。不懂的时候立刻向别人求救,即使对方再怎么亲切教导,恐怕也很难替自己的技能扎下根基。

真的为部属着想的上司,应该会反问:「你自己查过了吗?」

首先,自己先查查看。好好了解自己明白的部分以及不懂的部分在那里。从头到尾把问题大致想过一遍,试着提出自己的假设,之后再针对不懂的部分发问。请务必有个观念,事先预习-也就是自己做过功课之后再来提问,才是正确的提问方式。

就在前几天,我和公司以外的某位人士一起共进午餐。在我成立公司之前,他一直很照顾我。用餐时他对我说:「我想到了几个建议。」那时我们坐在店里的吧台,他就递了一张纸给我,上面写着关于LifeNet人寿保险公司发展方向的三项建议。

那是一张约A4大小三分之一的纸张,上面简单列出了几条事项。仅是简单的建议事项而已,他却特地写在纸上给我。除了简单明了之外,我也非常开心。

经过这件事,我再次体认到,要表达自己的想法时,写在纸上是最适切的。在纸上留下自己的话语,同时也会留下自己的想法。这一点,不论是写便条纸或是收到便条纸都是一样的。

事先预习的时候,如果也提出了自己的假设,请记得把它写在纸上。提问的时候,请把那张纸拿给上司或前辈看。看到年轻人手里拿着便条纸问道:「我有三个问题想问。」那么上司和前辈对他的印象,一定认为他是有备而来的。向对方展现自己的行动,我觉得是效果十足的。

刚进公司没多久,有时候有问题想问上司或客户,会紧张得说不出话来吧?而写在纸上这个小动作,理由也是为了确实向对方表达问题的内容。

我在瑞波伍控股公司时期的上司,在和最基层的我谈话时,一定会事先把重点写下来,一边看着便条纸一边谈话。这是经验丰富的商务人士都会做的小动作,请各位务必试试看。

作者:岩瀨大輔


成都少风,为什么每年到四月中风就挺大?地理方面的专家请帮忙解释下。

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