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效率爆棚,就这么简单!

文章发布时间:2015/5/26 19:21:32



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领导者最宝贵的资源不是时间,而是精力。时间可能只是白白流逝,投入精力方可处理事务。


倘若我们专心处理一项任务、应对一次交流,就可以在短时间内取得可观的效果。但若是无法将精力集中到手头的工作上,效率不高,投入多少时间都不够用。那么,领导者要注意什么呢?


领导者须认识到,集中精力、免受打扰的能力是十分重要的,其中最重要的一个步骤就是管理情绪。心理学家维克托·约翰斯顿将情绪称为“内在判别放大器”,意即情绪在我们心中激起各种信号,将我们的注意力拉向某些特定的问题和事件,听不到他人的声音。换句话说,情绪容易吸引注意力,使我们难以集中精力关注事务本身。


因此,高效调用注意力的核心是要提高自己对情绪的觉察和管理能力。以下是一些可供参考的实用步骤:


增强集中注意的能力。我们可以通过一些行动来提升自己集中注意的能力,如做冥想、写日记、走进自然、锻炼身体和养成良好睡眠习惯。这些行动能够帮助我们提高集中注意力、减少分心走神的能力,并有助于管理情绪。只须投入适度的时间,便可体会到其中益处。最近的研究表明,每天冥想几分钟,每周花上一小时亲近自然,抑或在晚上随手写下几行日记聊作反思,都对身心健康有着显而易见的正面影响。就我个人做高管培训的经验来讲,这些行为同样有益于提高领导者的工作效率。关键是要坚持不懈,每天或每周坚持下去。


这些活动本身颇有乐趣,但并非沉溺享乐、浪费时间,而是一种投资,令我们能以巅峰状态投入工作。能干的专业人士在事业早期小有成就,往往是放弃了这些活动换来的——他们减少睡眠时间,或是放弃锻炼,将节省下的时间投入工作。这样做虽然暂时提高了产出量,但其实削弱了我们集中注意的能力。更多的高层领导者能够长期保持高效工作,使他们的工作增加价值的并非延长工作时间,而是工作时高度集中精力。


避免走神。精力是有限的,我们在一段时间内集中注意的能力也非常有限。分心走神会大大削弱领导者的效率,避免“分散精力”至为重要。我在几个月前的文章里写道:“手机和其他一些电子设备会发出提示音、闪动指示灯,或者跳出红色的消息数目提示,这样的设计都是为了吸引我们的注意力,营造出一种紧迫感……但这种频频让人分心的提示究竟有几个是真正紧迫的呢?几乎没有。把这些东西关掉吧。”


另一种让人无法集中注意的行为,一般叫做“多任务”,这个叫法本身就大错特错。那些无足轻重的任务所需脑力不多,可以同时进行;而对于大部分领导者来说真正有意义的事务,如一对一交流、在会议上做出建议和决定、思考创新等等,这些事情需要投诸更多的脑力。在这些情境下将多个任务并行处理,将会无可避免地导致效率大大降低,因为在切换任务时就会分散精力,无法进行深度思考。


留出空白。领导者的日程通常排得很紧(部分原因是每个人都想获得他们的关注),往往一不留神就发现自己一天到晚忙得不可开交,根本停不下来。在日程上留白,每周乃至每天都留出一段时间,可以进行创造性思考,也有助于恢复精力。这是很重要的。


这样做当然会让一些人失望,大家都觉得自己的问题值得领导者花时间关注,但工作高效的领导者要明白,自己不可能满足所有人的需求,很多人的要求不得不搁置一旁。在这种情况下,领导者需要帮助——来自高管团队、家人、朋友,还有(或许是最重要的)行政助理的协助。担当这些角色的人们有责任帮助领导者在日程表上留白,可是如果这些人不理解这份责任,就很容易给领导者造成困扰。


最后再想想,假如你是一位领导者,正在出席一场不值得予以关注的会议,那你不过是逢场作戏罢了。有时候这样做有其意义,组织机构是需要领导出席。但更多的时候,公司会因此蒙受损失,因为你身上最宝贵的资源浪费掉了。请告知会议组织者,就说需要你出席的时候再过来,然后退场去做你自己的事。


如果提出要开会的就是你,那么你可能也在浪费其他人的时间和精力——也许他们迫于你的权威,不得不逢场作戏。你不妨与一位值得信任的同侪恳谈一次,了解一下会议的实际效果。


译:蒋荟蓉


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